Как оформить диск дсп для служебного пользования

2.2. Разработка и оформление документов

2.2.1. Печатание проектов документов, копирование и сканирование документов, содержащих информацию ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования» производится уполномоченным лицом, на которое председателем (исполняющим обязанности председателя) суда возложена соответствующая обязанность. При этом уничтожаются файлы, черновики этих документов.

На оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра указываются: количество отпечатанных экземпляров документа (в тех случаях, если их не более пяти), адресаты рассылки и место нахождения (хранения) экземпляра исходящего документа, остающегося в номенклатурном деле, фамилия и инициалы исполнителя, номер его служебного телефона, дата исполнения документа.

Отпечатано — 2 экз.

Экз. N 2 — в дело

Тел.: (495) 648-90-80

2.2.2. Разработка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в служебных помещениях с целью исключения ознакомления с данными документами посторонних лиц.

2.2.3. Пометка «Для служебного пользования» на разработанных документах и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой

2.2.4. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.2.5. Если документ имеет приложение, то об этом делается отметка.

Указанная отметка оформляется ниже текста документа от границы левого поля и включает в себя сокращенное наименование прилагаемого документа, номер экземпляра, количество листов и отметку «ДСП».

Приложение: справка. экз. N 1, на 3 л., ДСП.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложениями являются издания, сброшюрованные материалы или иные материальные носители информации, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

1. Справочник. 2 книги, экз. N 1, 2, ДСП.

2. Список. 1 дискета, экз. N 1, ДСП.

2.3. Оформление и отправка исходящих документов, размножение и снятие копий.

2.3.1. Отправка документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в другие суды, государственные органы, организации осуществляется уполномоченным работником аппарата суда, на которого данные обязанности возложены председателем (исполняющим обязанности председателя) соответствующего суда.

Кассационными и апелляционными судами, областными и равными им судами, окружными (флотскими) военными судами, федеральными арбитражными судами и гарнизонными военными судами, расположенными за пределами территории Российской Федерации, отправка документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется посредством фельдъегерской или специальной связи, а также заказными или ценными почтовыми отправлениями, нарочным под подпись.

Районными судами и гарнизонными военными судами отправка документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется заказными или ценными почтовыми отправлениями, нарочным под роспись. В необходимых случаях отправка может осуществляться путем доставки в управление Судебного департамента в субъекте Российской Федерации из районного суда, гарнизонного военного суда данных документов нарочным под роспись для последующего направления управлением посредством фельдъегерской или специальной связи.

При необходимости направления таких документов нескольким адресатам (более чем в пять адресов) исполнитель составляет список рассылки (приложение N 3 к настоящему Положению), в котором для каждого адресата проставляется номер экземпляра. Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается председателем (исполняющим обязанности председателя) суда.

В случае направления документов нескольким адресатам на оборотной стороне подлинника документа делается отметка о наличии списка рассылки, указывается его дата и номер. Список рассылки приобщается к подлиннику документа и хранится вместе с ним в соответствующем деле по номенклатуре.

Для отправки документов используются пакеты, изготовленные из плотной бумаги. На лицевой стороне пакета в правом верхнем углу проставляется пометка «Для служебного пользования» или сокращенно «ДСП», ниже этой пометки (при необходимости) проставляется пометка «Лично» (приложение N 4 к настоящему Положению).

Адресные данные и другие надписи на пакетах печатаются или четко и разборчиво пишутся от руки шариковой ручкой (пастой черного, синего или фиолетового цвета).

2.3.2. Перед вложением в пакет документов уполномоченный работник аппарата суда сличает их номера и экземпляры. Пакет заклеивается и опечатывается.

2.3.3. Размножение, снятие копий документов осуществляется с письменного разрешения председателя (исполняющего обязанности председателя) суда уполномоченным им работником аппарата суда. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

О снятии копии делается соответствующая отметка в журнале учета (реестре) исходящих (внутренних) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в котором указываются: количество снятых копий, кому и за какими исходящими номерами они отправлены (переданы), фамилия и подпись лица, производившего снятие копий, дата. Разрешение председателя (исполняющего обязанности председателя) суда и отметка исполнителя оформляются на обороте последнего листа копируемого документа.

2.3.4. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в наряды в соответствии с номенклатурой дел соответствующего суда. При этом на обложке наряда, в который подшиты документы, делается пометка «Для служебного пользования».

2.4. Хранение и порядок уничтожения документов.

2.4.1. Документы с пометкой «Для служебного пользования» должны храниться в шкафах, сейфах, хранилищах, металлических шкафах, оборудованных дверью с запорным устройством и имеющих приспособления для опечатывания в служебных помещениях.

2.4.2. Для отбора и уничтожения документов, нарядов с пометкой «Для служебного пользования», утративших практическое значение, приказом председателя (исполняющего обязанности председателя) суда создается экспертная комиссия из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек. В состав экспертной комиссии подлежат включению судьи, работники аппарата суда, в том числе и работник, ответственный за хранение и учет таких документов, на которого данные обязанности возложены председателем (исполняющим обязанности председателя) суда.

Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела и иными нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы отбора и уничтожения документов, утративших практическое значение.

По итогам работы экспертной комиссии составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 5 к настоящему Положению).

2.4.3. Уничтожение документов производится только после утверждения акта председателем (исполняющим обязанности председателя) соответствующего суда путем сжигания или измельчения на бумагорезательных машинках. Об уничтожении документов в учетных формах делаются отметки со ссылкой на соответствующий акт.

2.4.4. При смене работника аппарата суда, ответственного за учет и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается председателем (исполняющим обязанности председателя) соответствующего суда.

2.4.5. Проверка наличия документов, изданий и нарядов с пометкой «Для служебного пользования» производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми председателем (исполняющим обязанности председателя) суда. В состав таких комиссий включаются лица, ответственные за учет и хранение документов. По итогам проверки комиссией составляется акт, утверждаемый председателем (исполняющим обязанности председателя) суда, в котором указываются выявленные недостатки и предложения по их устранению (приложение N 6 к настоящему Положению).

2.4.6. О фактах утраты документов (изданий, нарядов, иных носителей), содержащих информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации уполномоченный работник аппарата суда информирует председателя (исполняющего обязанности председателя) суда, по распоряжению которого создается комиссия и проводится служебная проверка, о результатах которой письменно докладывается председателю (исполняющему обязанности председателя) суда.

На утраченные документы, издания, наряды с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акт приобщается к соответствующему делу по номенклатуре суда или подшивается на место утраченного документа.

2.4.7. При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, не требуется, по решению председателя (исполняющего обязанности председателя) суда или иного лица, подписавшего или утвердившего документ или сопроводительное письмо, снимается пометка «Для служебного пользования» путем собственноручного зачеркивания на подлиннике указанной отметки с проставлением фамилии и инициалов, подписи и даты. При снятии такой пометки в журналах учета (реестрах) делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

Источник

Как оформить диск дсп для служебного пользования

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Приказ Федеральной антимонопольной службы от 10 апреля 2014 г. N 240/14 «Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (ФАС России)»

В связи с введением в центральном аппарате ФАС России системы электронного документооборота (СЭД) «Кодекс» приказываю:

1. Утвердить Инструкцию о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (ФАС России) согласно приложению к настоящему приказу.

2. Назначить ответственным за прием, регистрацию, учет и контроль прохождения конфиденциальных документов в центральном аппарате ФАС России Дедюлину И.В. — ведущего специалиста 3-го разряда отдела-канцелярии Управления делами.

3. Управлению делами (Белову С.Н.) и Административному управлению (Заборщикову П.В.) внести соответствующие изменения в должностные регламенты работников управлений, осуществляющих прием, рассмотрение и отправку конфиденциальной корреспонденции.

4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель

И.Ю. Артемьев

Приложение
к приказу Федеральной антимонопольной службы
от 10 апреля 2014 г. N 240/14

Инструкция
о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (ФАС России)

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368), Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 (Собрание законодательства Российской Федерации, 10.03.1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925) и иными нормативными методическими документами по организации защиты информации с ограниченным доступом.

1.2. Инструкция определяет порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения (далее — конфиденциальная информация), в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (далее — ФАС России).

1.3. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.4. К конфиденциальной информации относится несекретная информация, касающаяся деятельности ФАС России, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

1.5. В ФАС России документы, содержащие конфиденциальную информацию, относятся к категории «Для служебного пользования» (далее — категория «ДСП»). К указанной категории могут быть отнесены входящие в ФАС России документы и документы, создаваемые в ФАС России (исходящие и внутренние).

Обязательно относится к категории «ДСП» служебная информация, определенная Перечнем сведений конфиденциального характера ФАС России, утвержденным приказом ФАС России от 15.02.2012 N 99.

Не могут быть отнесены к конфиденциальной информации:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.6. На документах, содержащих конфиденциальную информацию, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документе определяется исполнителем и государственным гражданским служащим, подписывающим или утверждающим документ.

1.7. В ФАС России относить документы к категории «ДСП» имеют право:

руководитель ФАС России;

заместители руководителя ФАС России;

начальники структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.

1.8. Для принятия решения об отнесении документов к категории «ДСП» по инициативе исполнителя, государственному гражданскому служащему, указанному в п. 1.7. настоящей Инструкции направляется мотивированная служебная записка. Решение об отнесении документа к категории «ДСП» оформляется письменным указанием государственного гражданского служащего, принявшего данное решение.

1.9. Государственные гражданские служащие, принявшие решение об отнесении документа к категории «ДСП» и исполнители, участвующие в подготовке данного решения, несут персональную ответственность за его обоснованность, а также отвечают за непринятие мер по отнесению служебной информации к категории «ДСП».

1.10. Право отменить решение об отнесении документа к категории «ДСП» имеют государственные гражданские служащие, которые ранее приняли решение об отнесении данного документа к категории «ДСП», либо вышестоящие государственные гражданские служащие. Решение оформляется письменным указанием государственного гражданского служащего, принявшего данное решение.

1.11. Снятие пометки «Для служебного пользования» производится путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением росписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов государственного гражданского служащего, принявшего решение о снятии пометки.

О снятии пометки «Для служебного пользования» с документа в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи, о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

II. Прием, регистрация и учет входящих документов, содержащих конфиденциальную информацию в ФАС России

2.1. Прием и регистрацию документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляют государственные гражданские служащие отдела-канцелярии (правительственная корреспонденция) и отдела общей корреспонденции Управления делами, в соответствии с должностными обязанностями, возложенными на них должностными регламентами.

2.2. При получении пакетов государственный гражданский служащий должен:

проверить на пакете наличие пометки «Для служебного пользования», «ДСП» и т.п.;

убедиться, что содержимое пакета не просматривается;

проверить целостность упаковки документа;

проверить соответствие вложенных в пакет документов описи или ссылке на приложение к сопроводительному письму.

2.3. При поступлении пакета с поврежденной упаковкой составляется акт в трех экземплярах в соответствии с приложением N 1 к настоящей Инструкции, который подписывается начальником отдела-канцелярии (правительственная корреспонденция), либо начальником отдела общей корреспонденции Управления делами и лицом, доставившим пакет (при поступлении пакета по почте — государственным гражданским служащим, принимавшим почту). Один экземпляр акта передается лицу, доставившему поврежденный пакет (фельдсвязь, спецсвязь, коммерческая доставка), или направляется почтой в соответствующее отделение связи, второй экземпляр направляется отправителю, а третий подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Управления делами.

При обнаружении признаков несанкционированного вскрытия конверта об этом сразу докладывается заместителю руководителя ФАС России, координирующему и контролирующему деятельность Управления делами, который принимает решение о приеме пакета. При этом составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй экземпляр подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами.

2.4. Конверты с пометкой «Для служебного пользования», адресованные руководителю, заместителям руководителя и государственным гражданским служащим ФАС России с пометкой «лично» не вскрываются, а сразу передаются по назначению.

2.5. После вскрытия пакета, государственные гражданские служащие участка правительственной корреспонденции отдела-канцелярии и государственные гражданские служащие участка входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами проверяют наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, ограничительные пометки, номера экземпляров, соответствие количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащихся в основном документе (сопроводительном письме).

При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов или экземпляров документов, а также в случае ошибочного направления документа, начальником соответствующего отдела Управления делами и государственным гражданским служащим, вскрывшим данный конверт, составляется акт в соответствии с приложением N 2 к настоящей Инструкции в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами.

2.6. Входящие в ФАС России документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны иметь на самом документе или на сопроводительном письме (либо в тексте сопроводительного письма) соответствующие грифы и пометки, свидетельствующие о наличии в документах указанной информации.

2.7. Регистрация документов с пометкой «Для служебного пользования» производится в системе электронного документооборота «Кодекс» (далее — СЭД) в соответствии с правилами, определенными Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России. При заполнении регистрационной карточки (далее — РК) входящего документа в атрибуте «конфиденциальность» из списка выбирается «ДСП», при этом к входящему регистрационному номеру документа автоматически присваивается индекс «ДСП». В реквизите «аннотация» также проставляется «ДСП». Электронный образ документа к РК не прикрепляется.

2.8. После регистрации входящие документы категории «ДСП» передаются в административный отдел Административного управления, государственные гражданские служащие которого имеют право доступа к данным документам в соответствии с должностными обязанностями, возложенными на них должностными регламентами, для организации доклада руководителю (заместителю руководителя, временно исполняющему обязанности руководителя) ФАС России.

Входящие документы с грифом «Коммерческая тайна», содержащие персональные данные физических лиц — собственников основных производственных средств, нематериальных активов, владельцев ценных бумаг, после регистрации передаются для последующей работы с ними в Отдел защиты информации.

Указания руководителя ФАС России (в его отсутствие — заместителя руководителя ФАС России, временно исполняющего обязанности руководителя) по исполнению документа вносятся государственным гражданским служащим административного отдела Административного управления в РК документа путем заполнения электронной формы, а документ на бумажном носителе передается государственному гражданскому служащему отдела-канцелярии Управления делами, ответственному за регистрацию, учет и контроль прохождения документов категории «ДСП» в центральном аппарате ФАС России (далее — ответственный государственный гражданский служащий Управления делами).

2.9. Ответственный государственный гражданский служащий Управления делами вносит реквизиты документа в журнал учета входящей корреспонденции «ДСП» согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции и передает документ под роспись в журнале государственному гражданскому служащему управления — исполнителя, ответственному за ведение делопроизводства в данном управлении (далее — делопроизводитель), либо иному государственному гражданскому служащему управления, определенному начальником управления (служебная записка) ответственным за работу с документами, содержащими информацию ограниченного распространения.

2.10. Если в указании по исполнению документа указано несколько исполнителей, то документ передается ответственному исполнителю или, при отсутствии указания, поставленному в указании первым. Ответственный исполнитель организовывает ознакомление с документом всех соисполнителей.

Передача документов с пометкой «Для служебного пользования» из одного структурного подразделение в другое осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России только ответственным государственным гражданским служащим Управления делами, при наличии нового указания по исполнению документа в СЭД, с соответствующей записью в журнале учета входящей корреспонденции «ДСП».

2.11. Делопроизводитель, получивший документ в отделе-канцелярии Управления делами, вносит его реквизиты в журнал регистрации, учета и прохождения документов «ДСП» управления согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции, и, в соответствии с резолюцией начальника управления в СЭД, отдает его исполнителю под роспись в журнале регистрации.

При необходимости, передача документа другому сотруднику того же структурного подразделения осуществляется путем создания новой резолюции начальника данного управления под роспись в журнале регистрации.

2.12. При смене сотрудника структурного подразделения, ответственного за работу с документами категории «ДСП», составляется акт приема-передачи данных документов, который утверждается начальником структурного подразделения.

2.13. В случае, если документ поступил без ограничительной пометки, но исполнитель определяет, что данный документ содержат информацию ограниченного распространения, на основании служебной записки за подписью начальника структурного подразделения, государственными гражданскими служащими группы правительственной почты отдела-канцелярии или участка входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами на документ проставляется отметка «Для служебного пользования», в реквизит РК «конфиденциальность» вносится «ДСП», в поле реквизита «аннотация» убирается содержание и ставится «ДСП». При этом к регистрационному входящему номеру добавляется индекс «ДСП». Прикрепленный к РК электронный образ документа удаляется.

2.14. Если к входящему документу категории «ДСП» поступают дополнительные материалы без ограничительной отметки, а заполнение реквизита «аннотация» может раскрывать содержание поступившего ранее документа, то в поле реквизита «аннотация» содержание документа не указывается, а ставится «к ДСП». Электронный образ документа при этом к РК не прикрепляется.

III. Подготовка и оформление документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

3.1. Обработка служебной конфиденциальной информации, подготовка и оформление документов, содержащих указанную информацию, осуществляется в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России.

3.2. Данные документы печатаются на компьютерах, не связанных с локальными и внешними сетями.

Обработка и хранение электронных копий конфиденциальных документов ведется в соответствии с Положением по учету и использованию машинных носителей информации для обработки и хранения электронных копий документов, содержащих сведения конфиденциального характера, утвержденным приказом ФАС России от 30.11.2012 N 728/12.

3.3. При создании РК документа в СЭД в поле «конфиденциальность» выбирается «ДСП», в поле «аннотация» вместо заголовка документа также указывается «ДСП». Электронный образ документа при этом к РК не прикрепляется.

3.4. Если в приложении к документу содержатся сведения конфиденциального характера, то весь документ относится к категории «ДСП».

Если документ, содержащий конфиденциальную информацию, подлежит отправке с сопроводительным письмом, то оно составляется и оформляется как документ категории «ДСП», независимо от того, содержит или нет само сопроводительное письмо конфиденциальную информацию.

3.5. Если документ подготовлен как ответ на документ, содержащий конфиденциальную информацию, но при этом не имеет ограничительных пометок (решение по ходатайству), то в РК документа в поле «аннотация» вместо заголовка указывается «на ДСП».

3.6. Отметка о конфиденциальности оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России.

На обороте последнего листа документа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа проставляются: количество отпечатанных экземпляров, фамилия распечатавшего документ сотрудника, фамилия исполнителя, номер служебного телефона исполнителя и дата распечатывания документа.

3.7. Визирование проекта документа, содержащего конфиденциальную информацию, производится только на бумажном носителе. Передача документа на визирование производится под роспись в журнале регистрации, учета и прохождения документов «ДСП» в управлении, подготовившем документ.

Передача документа на подпись также фиксируется в данном журнале.

3.8. После подписания документ с пометкой «Для служебного пользования», с проставленными на всех отпечатанных экземплярах номерами, передается (под роспись) в 3 экземплярах для регистрации и отправки ответственному государственному гражданскому служащему Управления делами в отдел-канцелярию Управления делами.

При необходимости направления документа с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов, в РК составляется группа рассылки, а необходимое количество заверенных копий документа передается ответственному государственному гражданскому служащему Управления делами с указателем рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и начальником (заместителем начальника) управления, подготовившего данный документ.

IV. Регистрация и отправка исходящей конфиденциальной корреспонденции

4.1. Отправляемые конфиденциальные документы регистрируются в СЭД ответственным государственным гражданским служащим Управления делами.

При регистрации проверяются правильность оформления реквизитов «адресат», «конфиденциальность» и «аннотация», наличие подписи, виз, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе, отсутствие электронного образа документа, прикрепленного к РК.

Если к РК прикреплен электронный образ документа, то он должен быть удален.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.2. Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его ответственным государственным гражданским служащим Управления делами. При этом регистрационному номеру присваивается индекс «ДСП».

Визовой экземпляр документа подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами и хранится в запираемом шкафу у ответственного государственного гражданского служащего Управления делами, а третий экземпляр с проставленным исходящим номером, возвращается под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции согласно приложению N 5 к настоящей Инструкции делопроизводителю управления, подготовившего данный документ, и подшивается в дело согласно номенклатуре дел управления.

4.3. После регистрации ответственный государственный гражданский служащий Управления делами передает отправляемый документ, содержащий конфиденциальные сведения, для отправки в экспедицию отдела-канцелярии Управления делами.

Передача осуществляется под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции.

Если конфиденциальный документ подлежит отправке курьерской доставкой, ответственный государственный гражданский служащий Управления делами передает документ под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции курьеру, а в РК документа делается пометка об отправке нарочным.

4.4. Конфиденциальные документы отправляются адресатам фельдъегерской связью, курьерской доставкой, заказными (с уведомлением о вручении) или ценными почтовыми отправлениями.

Отправка конфиденциальных документов по электронным каналам связи, в том числе по системе МЭДО, запрещена.

4.5. Государственный гражданский служащий участка экспедиции отдела-канцелярии Управления делами, в должностные обязанности которого входит отправка конфиденциальной корреспонденции, осуществляет конвертование документа с указанием адреса, взвешивание, франкирована, составление почтового реестра и передача на отправку в отделение связи. При этом запрещается смешивать конфиденциальные документы с другими документами, подготовленными к отправке.

Государственный гражданский служащий экспедиции, отправляющий конфиденциальные документы, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах категории «ДСП», с номерами и экземплярами, указанными на конверте, и вкладывает в конверт. На конверте при этом ставится пометка «Для служебного пользования». На отправляемые конфиденциальные документы составляется отдельный реестр отправки.

При отправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции. На конверте также ставится пометка «Для служебного пользования». В РК документа при этом делается отметка об отправке нарочным.

4.6. Уведомления о вручении отправленного конфиденциального документа адресату по почте возвращаются ответственному государственному гражданскому служащему Управления делами. После внесения информации о дате доставки в РК документа уведомление передается исполнителю данного документа (в случае его отсутствия — делопроизводителю управления) под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции.

4.7. При возврате документа почтовым отделением ответственный государственный гражданский служащий Управления делами делает отметку в РК о возврате документа, после чего возвращает документ (с конвертом) исполнителю (в случае его отсутствия — делопроизводителю управления) под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции.

V. Регистрация, учет и прохождение внутренних документов в центральном аппарате ФАС России

5.1. Внутренние конфиденциальные документы создаются по тем же правилам, что и исходящие документы, регистрируются ответственным государственным гражданским служащим Управления делами после принятия решения о присвоении документу категории «ДСП» в журнале учета и регистрации внутренней корреспонденции «ДСП» согласно приложению N 6 к настоящей Инструкции.

Регистрационный номер внутреннего конфиденциального документа состоит из цифр кода структурного подразделения центрального аппарата ФАС России, утвержденного приказом ФАС России, далее через знак дроби индекса «К» (конфиденциально) и порядкового номера регистрируемого документа.

Зарегистрированный внутренний конфиденциальный документ передается государственным гражданским служащим Управления делами делопроизводителю управления, подготовившего документ, под роспись в журнале учета и регистрации внутренней корреспонденции «ДСП».

Делопроизводитель управления, подготовившего внутренний документ категории «ДСП» передает зарегистрированный документ под роспись в журнале регистрации, учета и прохождения документов «ДСП» управления государственному гражданскому служащему, ответственному за конфиденциальное делопроизводство соответствующего структурного подразделения.

Поступивший конфиденциальный внутренний документ вносится в журнал регистрации, учета и прохождения документов «ДСП» управления под его регистрационным номером, и после принятия начальником управления решения, передается под роспись в журнале соответствующему исполнителю.

Передача конфиденциальных внутренних документов другому государственному гражданскому служащему структурного подразделения осуществляется только с разрешения начальника структурного подразделения (его заместителя) и под роспись в журнале регистрации, учета и прохождения документов «ДСП» управления.

5.2. Подготовка проектов приказов ФАС России по основной деятельности категории «ДСП» осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России, на компьютерах, не связанных с локальными и внешними сетями.

При заполнении РК проекта приказа в СЭД в поле реквизита «конфиденциальность» и в поле «наименование» проставляется «ДСП», электронный образ документа при этом к РК не прикрепляется.

Регистрация приказов по основной деятельности ФАС России, содержащих конфиденциальную информацию, ведется в СЭД ФАС России. После регистрации приказ возвращается исполнителю для осуществления тиражирования и рассылки копий приказа. В листе рассылки поадресно проставляются номера экземпляров приказа, лист рассылки подписывается начальником структурного подразделения и исполнителем, копии раздаются строго под расписку. Оригинал приказа и заполненный лист рассылки передаются в отдел-канцелярию Управления делами, где подшиваются в дело согласно номенклатуре дел Управления делами (отдельная папка «ДСП»),

VI. Порядок учета, хранения конфиденциальных документов и обеспечение ограничений к их доступу

6.1. Систематизация конфиденциальных документов и формирование дел производится в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России. Документы помещаются в дела согласно утвержденной номенклатуре дел соответствующего управления, в пределах статей которых выделяются дела «ДСП».

6.2. Конфиденциальные документы, полученные государственными гражданскими служащими ФАС России в ходе проведения проверок юридических или физических лиц, без сопроводительных писем и не прошедшие регистрацию в группе входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами, по мотивированной служебной записке исполнителя с резолюцией начальника структурного подразделения, выделяются в отдельные дела «ДСП» в материалах проведения данных проверок, и подлежат оформлению и хранению в соответствии с правилами работы с делами «ДСП».

6.3. Дела «ДСП» и журналы регистрации конфиденциальных документов хранятся в надежно запираемых шкафах и сейфах у начальника структурного подразделения или у государственного гражданского служащего, ответственного за конфиденциальное делопроизводство в управлении.

Помещаемый в дело «ДСП» документ нумеруется и вносится во внутреннюю опись документов дела.

Журналы регистрации до начала работы нумеруются, прошиваются и заверяются печатью Управления делами.

6.4. Ознакомление с конфиденциальными документами в случае служебной необходимости государственных гражданских служащих ФАС России, снятие с них копий и выписок разрешается только по мотивированной служебной записке государственными гражданскими служащими, указанными в п. 1.7. настоящей Инструкции. Ознакомление с документами осуществляется под роспись с указанием должности, фамилии государственного гражданского служащего и даты ознакомления с делом на листе ознакомления с материалами дела, подшиваемым в дело «ДСП».

Отметки о снятии дополнительных копий или выписок проставляются на обороте последнего листа конфиденциального документа.

6.5. Запросы и разрешения на ознакомление с конфиденциальными документами, приобщаются к соответствующему делу «ДСП» и учитываются во внутренней описи документов дела «ДСП».

6.6. Выданные государственным гражданским служащим для работы дела «ДСП» подлежат возврату в тот же день.

С разрешения государственных гражданских служащих, указанных в п. 1.7. настоящей Инструкции, отдельные дела «ДСП» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии соблюдения правил хранения.

6.7. Конфиденциальные документы ФАС России и конфиденциальные документы, находящиеся в распоряжении ФАС России, представляются в другие органы и организации в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

Поступившие в ФАС России конфиденциальные документы, разработанные в других федеральных органах исполнительной власти, не подлежат разглашению (распространению) без разрешения (письма) соответствующего органа (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.

6.8. Выносить конфиденциальные документы из здания ФАС России разрешается только в случаях служебной необходимости на основании мотивированной служебной записки с резолюцией руководителя ФАС России или заместителя руководителя ФАС России (в соответствии с распределением обязанностей).

6.9. Обсуждать содержание конфиденциальных документов и давать справочную информацию по поступившим в ФАС России конфиденциальным документам по открытым каналам телефонной связи запрещено.

6.10. Ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции, качественное и своевременное исполнение конфиденциальных документов и их сохранность возлагается на начальников структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.

6.11. Государственные гражданские служащие, ответственные за регистрацию, прохождение, учет и хранение конфиденциальных документов и государственные гражданские служащие, у которых на исполнении и в производстве находятся конфиденциальные документы, несут персональную ответственность за их сохранность и неразглашение.

6.12. Обо всех случаях утраты конфиденциальных документов, разглашения конфиденциальных сведений или несанкционированного доступа к их содержанию незамедлительно докладывается руководству ФАС России.

В случае утраты конфиденциальных документов и разглашения конфиденциальной информации проводится служебная проверки в установленном в ФАС России порядке.

6.13. Проверки наличия конфиденциальных документов проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя ФАС России. В состав комиссии включаются государственные гражданские служащие, ответственные за учет, ведение и хранение таких документов. Результаты проверок оформляются актами.

6.14. При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нецелесообразна, по решению государственных гражданских служащих ФАС России, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, с них снимается пометка «Для служебного пользования».

Предложения о снятии с документов пометки «Для служебного пользования», в том числе и с документов, необоснованно отнесенных к этой категории, вносятся начальниками структурных подразделений ФАС России, подготовивших эти документы.

6.15. По истечении сроков хранения, установленных утвержденной номенклатурой дел структурного подразделения на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558, конфиденциальные документы временного хранения подлежат уничтожению в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России. На подлежащие уничтожению документы составляется акт, при этом каждый документ и учетный журнал вносятся в акт отдельной позицией. Акт составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в управлении, где подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел управления, а второй экземпляр передается в центральный архив ФАС России. Подлежащие уничтожению конфиденциальные документы передаются в центральный архив ФАС России в опечатанных мешках. Уничтожение конфиденциальных документов осуществляет Управление делами ФАС России.

» » _____________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся ___________________________________________________

составили настоящий акт в том, что при приёме пакета N __________________

(должность, фамилия и инициалы работника, доставившего пакет)

обнаружены повреждения пакета/нарушения в оформлении пакета

Управления делами Подпись Расшифровка подписи

доставившего пакет Подпись Расшифровка подписи

» » _____________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся ___________________________________________________

составили настоящий акт в том, что при вскрытии пакета N _______________,

поступившего из _________________________________________________________

обнаружено расхождение в учетных данных документов ______________________

(излагается сущность расхождения)

Лицевая сторона пакета прилагается.

Управления делами Подпись Расшифровка подписи

вскрывшего пакет Подпись Расшифровка подписи

Для служебного пользования

ЖУРНАЛ N ___________
регистрации и учета входящей конфиденциальной корреспонденции

Начат «___» ______________ 20__ г.

Окончен «___» ______________ 20__ г.

На _____ листах

N п/п	Входящий номер ФАС и дата регистрации	Отправитель (адрес, название, Ф.И.О.)	Исходящий номер отправителя и дата	Гриф, пометка	Наименование или краткое содержание документа	Количество экземпляров, листов экземпляра	Резолюция (поручение) должностного лица ФАС, дата, срок исполнения	Исполнитель (структурное подразделение), Ф.И.О. работника, подпись и дата получения документа	Отметки об исполнении документа (исходящий номер, дата)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
10 мм	20 мм	50 мм	20 мм	20 мм	50 мм	15 мм	50 мм	40 мм	20 мм

Примечание: в графе N 5 допускаются сокращенные обозначения грифа или

пометки конфиденциального документа:

КТ — коммерческая тайна;

ДСП — для служебного пользования.

Для служебного пользования

ЖУРНАЛ N
регистрации, учета и прохождения документов «ДСП»

в ______________________________

(структурное подразделение)

Начат «___» ______________ 20__ г.

Окончен «___» ______________ 20__ г.

На _____ листах

N п/п	Дата поступления и номер документа	Откуда поступил	Наименование или краткое содержание документа	Ф.И.О. исполнителя, дата, подпись в получении документа	Кому передан, куда отправлен документ	С согласия или по поручению должностного лица Ф.И.О.	Дата, подпись, фамилия исполнителя
1	2	3	4	5	6	7	8
10 мм	20 мм	40 мм	75 мм	40 мм	40 мм	40 мм	30 мм

Для служебного пользования

ЖУРНАЛ N _________
регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции

Начат «___» ______________ 20__ г.

Окончен «___» ______________ 20__ г.

На _____ листах

N п/п	Исходящий номер и дата отправки документа	На входящий номер, дата	Получатель (адрес, название, Ф.И.О.)	Наименование или краткое содержание документа	Количество экземпляров и листов экземпляра	Структурное подразделение, Ф.И.О. исполнителя. Дата, подпись	Получение уведомления о вручении, отметка о возврате документа
1	2	3	4	5	6	7	8
10 мм	25 мм	25 мм	50 мм	75 мм	20 мм	60 мм	30 мм

Для служебного пользования

ЖУРНАЛ N _________
регистрации и учета внутренних документов «ДСП»

Начат «___» ______________ 20__ г.

Окончен «___» ______________ 20__ г.

На _____ листах

N п/п	Дата регистрации	Регистрационный номер	Наименование или краткое содержание документа	Количество экземпляров и листов экземпляра	Структурное подразделение, Ф.И.О. работника, представившего документ для регистрации	Ф.И.О. должностного лица, принявшего решение о присвоении документу категории ДСП	Ф.И.О. должностного лица, принявшего решение о снятии с документа категории ДСП	Дата, подпись, фамилия исполнителя
1	2	3	4	5	6	7	8	9
10 мм	20 мм	20 мм	95 мм	20 мм	50 мм	50 мм	50 мм	30 мм

Обзор документа

В центральном аппарате ФАС России введена система электронного документооборота «Кодекс».

В связи с этим разработан порядок учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. О гостайне речь не идет.

Это конфиденциальная информация, к которой относится несекретная, касающаяся деятельности органа. Ограничения на ее распространение диктуются служебной необходимостью.

Документы, содержащие такие сведения, относятся к категории «Для служебного пользования». Проставляется специальная отметка.

Документы принимают и регистрируют госслужащие отдела-канцелярии и отдела общей корреспонденции Управления делами. При получении нужно проверить наличие указанной отметки, целостность упаковки, соответствие вложенных документов описи или ссылке на приложение к письму. Кроме того, необходимо убедиться, что содержимое пакета не просматривается.

Урегулирована процедура обработки информации, отправки исходящей корреспонденции.

Источник